Odczytywanie danych z faktur przy pomocy programów OCR – czy to się opłaca?

Programy OCR to narzędzia ułatwiające i przyspieszające pracę w wielu przedsiębiorstwach. Korzystając z nich, można automatycznie zaczytać do komputera treści zapisane na dokumentach (np. fakturach), które trafiają do firmy w wersji papierowej lub drogą mailową. Oprogramowanie to przetwarza bowiem pismo na znaki, które są zrozumiałe i czytelne dla komputera. Dzięki niemu komputer odczytuje tekst ze zdjęć albo skanów, przetwarzając pliki JPG na pliki tekstowe.

Na jakie zasadzie programy OCR zaczytują dane z dokumentów?

Programy OCR działają wieloetapowo. Na początku przetwarzają i analizują dostarczony obraz dokumentu, rozróżniając w nim tekst, elementy graficzne, tabele i puste pola. Zidentyfikowany tekst jest następnie dzielony na mniejsze jednostki – akapity, zdania, słowa i litery. Rozpoznają i dzielą nawet słowa zapisane w tabelach czy na wykresach. Następnie zajmują się prawidłową identyfikacją poszczególnych znaków, gdyż niektóre z nich są do siebie podobne i mogłyby zostać ze sobą pomylone (np. O i cyfra 0 albo B i cyfra 8). Kiedy znaki są rozpoznane, zaczynają składać z nich teksty. Aby były one czytelne, programy te korzystają z pomocy wbudowanego w nie słownika i reguł gramatycznych. Ostatnim etapem jest zapisanie tekstu w postaci pliku tekstowego, który jest czytelny dla komputerów.

Jakie dokumenty mogą być zaczytywane przy użyciu programów OCR?

Programy OCR, których sprzedażą zajmuje się m.in. firma Docusoft Sp. z o.o., radzą sobie z różnymi dokumentami. Bez problemu można z ich pomocą zaczytywać dane między innymi z takich dokumentów jak:

• dokumenty finansowe (np. faktury, paragony, potwierdzenia sald czy wyciągi bankowe),
• kosztorysy,
• dokumenty magazynowe,
• dokumenty transportowe,
• polisy,
• cenniki.

Oprogramowanie tego typu jest najczęściej wykorzystywane w: miejscach odpowiedzialnych za digitalizację dokumentów, urzędach, prywatnych firmach, biurach rachunkowych, kancelariach notarialnych i prawniczych, bibliotekach, a także archiwach.

Dlaczego warto korzystać z programów OCR do odczytywania danych z faktur?

OCR faktur zdecydowanie usprawnia i przyspiesza pracę w firmach. Tekst z zeskanowanych wcześniej faktur jest automatycznie przetwarzany i zapisywany w formie plików tekstowych. Dzięki temu można zaoszczędzić czas oraz uniknąć błędów, które często się zdarzają, gdy pracownicy przepisują znajdujące się w nich dane do komputera ręcznie. Oto największe zalety OCR-owania faktur:

• zaoszczędzenie czasu pracowników,
• zwiększenie wydajności pracowników,
• zmniejszenie kosztów obsługi i przetwarzania dokumentów,
• wyeliminowanie błędów powstających podczas ręcznego przepisywania danych,
• trafna identyfikacja tekstu, tabel oraz elementów graficznych niezależnie od użytej czcionki i kroju pisma,
• rozpoznawanie kluczowych danych takich jak: numer NIP, numer dokumentu, data wystawienia i sprzedaży, wystawca, nabywca, odbiorca, forma płatności i termin płatności, stawka VAT, kwoty VAT, numer rachunku bankowego, 
• sprawna zamiana zeskanowanego obrazu faktury na wybrany format pliku tekstowego,
• weryfikacja danych (sprawdzana jest ich zgodność m.in. z: Białą listą, GUS, VIES, NBP oraz systemami klienta takimi jak np.: baza kontrahentów, baza zleceń, zamówień czy rejestr umów), 
• jeżeli wymagane dane nie znajdują się na fakturze, program automatycznie je wyliczy,
• automatyczne przeniesienie dokumentów do archiwum elektronicznego,
• możliwość wyszukiwania i przeszukiwania zaczytanych faktur przy użyciu słów kluczowych.